Den Beurkundungstermin einleitend müssen Sie und der Käufer dem Notar Ihre gültigen Ausweisdokumente vorzeigen, oder als Vertreter eines Unternehmens einen aktuellen Handelsregisterauszug vorlegen. Anschließend wird die gesamte Urkunde durch den Notar verlesen.
Die Verlesung dient dazu, eventuell aufkommende Fragen zu rechtlichen Unklarheiten zu klären. Sie dient auch der Vergewisserung, dass sich alle Beteiligten der Tragweite des Kaufvertrags bewusst sind. Korrekturen und Änderungen trägt der Notar direkt in den originalen Vertragsentwurf ein. Nach der Unterschrift und der Beglaubigung durch den Notar erhalten die Beteiligten den korrigierten Vertrag, der durch ein Notarsiegel zusammengehalten wird. Das Verlesungsexemplar wird, mitsamt handschriftlicher Änderungen, im Notararchiv verwahrt. Neben Ihnen und dem Käufer erhalten außerdem die Grunderwerbsstelle, das zuständige Finanzamt, das Grundbuchamt, der zuständige Gutachterausschuss der Verwalter und der Makler eine Ausfertigung des Vertrags.
Mit der notariellen Beurkundung kann nun keine der Parteien, ohne vereinbarte Rücktrittsfristen oder Rücktrittsgründe, von dem Vertrag zurücktreten. Sollten Sie wesentliche Mängel der Immobilie vor Vertragsabschluss arglistig verschwiegen haben, kann der Käufer allerdings einen Rücktritt oder eine Minderung des Kaufpreises beantragen. Mit dem Kaufvertrag bevollmächtigen Sie den Notar, den Grundbuchstand den Bedingungen des Kaufvertrags anzupassen.
Zusammengefasst bedeutet das: nach vollständiger Beendigung des Vorgangs trägt der Notar den Käufer zum Eigentümer in Abteilung I des Grundbuchs ein. In Abteilung II des Grundbuchs sind eventuell Altbelastungen eingetragen, die der Notar im Rahmen der Abwicklung des Kaufvertrags löschen muss. In Abteilung III des Grundbuchs werden Ihre Altbelastungen (beispielsweise die einer Bank zur Finanzierung des Kaufpreises) durch die Grundschuld der Finanzierungsbank des Käufers ersetzt. Der Notar kümmert sich nun auch um alle weiteren erforderlichen Genehmigungen.
Die Schlüsselübergabe kann vertraglich flexibel festgelegt werden, falls der Käufer beispielsweise Sanierungsabsichten hat. Mitunter können die Hausschlüssel direkt nach Vertragsschluss übergeben werden – in diesem Fall muss der Käufer allerdings auch Lasten wie die Grundsteuer und Kosten wie Abwasser- und Müllgebühren übernehmen.
Die einzelnen Schritte des Notars werden nun nochmal im Detail erläutert: Meist direkt am Folgetag des Beurkundungstermins wird vom Notar eine Auflassungsvormerkung, oder Eigentumsvormerkung, beim Grundbuchamt beantragt. Dies versichert dem Käufer, dass potentielle Gläubiger von Seiten des Verkäufers bis zu seiner Eintragung im Grundbuch keinen Anspruch auf die Immobilie geltend machen können. Auch können Sie als Verkäufer dadurch nicht mehr über das Kaufobjekt verfügen, sollte dies den Rechtsanspruch des Käufers beeinflussen.
Nach § 24 Absatz 1 Baugesetzbuch (BauGB) muss der Notar von der Gemeinde eine Erklärung zu ihrem Vorverkaufsrecht beantragen, da ihr bei einem gemeindlichem Interesse ein Vorverkaufsrecht zusteht. Im Falle von Eigentumswohnungen oder Erbbaurechten steht der Gemeinde dieses Recht nicht zu (§ 24 Absatz 2 BauGB).
Weiterhin muss der Notar im Rahmen des Verkaufs dem zuständigen Finanzamt eine Veräußerungsanzeige zusenden (§ 18 Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG)), wodurch der Käufer vom Finanzamt zur Zahlung von Grunderwerbssteuern aufgefordert werden kann. Sie haften als Verkäufer ebenfalls für diese Zahlung (§ 13 Nr. 2 GrEStG). Nach erfolgter Zahlung erhält der Notar eine Unbedenklichkeitsbescheinigung, ohne die eine Umschreibung des Eigentums auf den Verkäufer nicht erfolgen darf. Mit dem Eingang der Unbedenklichkeitsbescheinigung beantragt der Notar auch die Eigentumsumschreibung im Grundbuch. Damit einhergehend wird die Auflassungsvormerkung aufgehoben. Die Eintragung der Grundschuld des Käufers wurde vom Notar an diesem Punkt bereits beantragt.
Damit es zur Zahlung des Kaufpreises durch den Käufer kommt, muss das unbelastete Eigentum an der Immobilie sichergestellt sein – das heißt, die Auflassungsvormerkung muss eingetragen und alle erforderlichen Genehmigungen durch den Notar eingeholt worden sein. Dieser Prozess kann zwischen 10 Tagen und 6 Wochen nach dem Beurkundungstermin liegen. Der Zeitfaktor ist dabei abhängig von der Vorgehensweise des Notars, der Bearbeitungszeit des Grundbuchamts oder auch der abzulösenden Bank. Sobald der Notar sicherstellen kann, dass das Eigentum unbelastet ist, erhält der Käufer eine Fälligkeitsmitteilung und muss im Regelfall innerhalb von 14 Tagen den Kaufpreis bezahlen.
Um Sie von der anstehenden Transaktion in Kenntnis zu setzen, erhalten Sie von der Fälligkeitsmitteilung eine Abschrift. Im Falle einer Finanzierung durch eine Bank leitet der Verkäufer die Fälligkeitsmitteilung an die entsprechende Stelle weiter, um die Finanzierung durch ebendiese Bank einzuleiten. Sobald Sie den Verkaufspreis erhalten haben, müssen Sie den Eingang dem Notar bestätigen. Abschließend überprüft der Notar das Grundbuch auf die Korrektheit aller Angaben und bestätigt in einem Abschlussschreiben allen Beteiligten den Grundbuchstand mit einer Kopie des Auszugs.